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Dematerializzare è possibile: efficienza ed integrazione

Il progetto di Document Management e di Integrazione Applicativa è iniziato a fine 2007 e oggi consente la gestione di oltre 1 milione di documenti l’anno.

L’approccio utilizzato è stato modulare con vantaggi immediati, dopo solo sei mesi la prima applicazione è entrata in produzione ed attualmente sono già 6 i processi implementati. La completa integrazione dei flussi informativi è oggi realtà ed i benefici sono tangibili oltre che per gli utenti interni del sistema anche per Clienti e Partner. Attualmente sono oltre 200 le postazioni attive.

Il cliente

Il Gruppo Automotive si occupa da oltre dieci anni di progettazione, implementazione e gestione di servizi integrati in outsourcing per il management di grandi flotte aziendali, di prestigiose case automobilistiche, importanti autonoleggi e concessionarie d'auto. Si avvale di un selezionato management che vanta un’esperienza pluriennale, in ruoli strategici e di vertice, nell’autonoleggio a breve e lungo termine e nel settore automobilistico. Ogni anno trasporta 200.000 veicoli, gestisce 60.000 pratiche sinistri e 60.000 pratiche auto, allestisce 50.000 auto nuove e usate, appronta 180.000 vetture (305.000 lavaggi), gestisce 166.000 mq di 18 basi logistiche polifunzionali – distribuite capillarmente sul territorio nazionale – con 400 risorse dedicate. I veicoli stoccati al giorno sono 5.000 e la flotta media gestita dalla Centrale Operativa è composta da ben 18.000 veicoli.

La passione per l’innovazione

È stata la passione per le innovazioni a spingere Automotive a superare gli schemi di offerta dei singoli servizi di outsourcing, anticipando le più evolute tendenze in quest’area. I Clienti hanno, da subito, un interlocutore unico ed una estrema semplificazione dei rapporti commerciali, operativi ed amministrativi. La simbiosi Clienti-Automotive si realizza tutti i giorni, attraverso la condivisione di standard qualitativi di servizio per ogni attività svolta e l’aggiornamento continuo di flussi e procedure operative.

Un cuore informatico al centro del sistema

Per questo Automotive si avvale di un sistema informativo unico a cui fanno riferimento anche Clienti e Partners. Informatizzazione, coordinamento ed economie di scala sono infatti il motore della rete logistica di Automotive. L’interconnessione in tempo reale consente l’applicazione di pannelli di controllo che rendono misurabili gli standard di servizio per ogni attività, un intervento rapido sui problemi, una corretta pianificazione del business ed il contenimento dei rischi aziendali.

Automotive da molti anni ha scelto CBT come partner tecnologico per gestire in outsourcing la sua infrastruttura hardware. Nel 2007 la collaborazione con CBT si è ampliata anche all’area applicativa avviando un progetto strategico di dematerializzazione e di integrazione con gli applicativi esistenti. Con l’obiettivo di rendere più efficienti e competitivi i propri servizi, dopo una fase preliminare di software selection per individuare una piattaforma di workflow e document management, la scelta è andata su Web Rainbow di Cosmic Blue Team.

Web Rainbow è una soluzione progettata in architettura SOA, realizzata in ambiente J2EE e dispone di Web Service che consentono di integrare facilmente tutti gli applicativi legacy esistenti.Il progetto si è evoluto progressivamente coprendo un numero sempre più ampio di aree funzionali (gestione Flotte, gestione Multe, gestione Sinistri, gestione Pratiche Auto, Processi Amministrativi Interni, ...) raggiungendo benefici significativi nella gestione dei processi autorizzativi e nell’accesso distribuito ai documenti, riducendo i tempi di evasione pratiche e i costi di stoccaggio della documentazione.

Ottimizzare i processi e ridurre i costi di gestione

L’estrema attenzione agli specifici processi di business, tipici di un’azienda in crescita, ha richiesto la definizione di una roadmap di sviluppo condivisa che permettesse di centrare i benefici attesi già nel primo periodo di utilizzo. In particolare ci si è concentrati sulle esigenze percepite come le più critiche all’interno del flusso di lavoro, quali ad esempio:

  • Scansione dei documenti da fonti eterogenee
  • Movimentazioni massive di documenti
  • Generazione di nuovi documenti sulla base di regole definite in altre applicazioni.

Automotive ha realizzato la “completa integrazione dei flussi informativi” grazie alla versatilità ed affidabilità di Web Rainbow e gestisce senza difficoltà sia il carico di lavoro degli utenti tradizionali che l’importante mole di processi batch che girano in modo automatico.

La piena soddisfazione degli utenti coinvolti facilita l’ulteriore diffusione di nuove applicazioni quali ad esempio il ciclo attivo e passivo di fatturazione e la conservazione digitale.

“I benefici conseguiti sono stati notevoli” – afferma Matteo Marzotto, Direttore Sistemi Informativi e Vendite di Automotive – “i tempi delle pratiche si sono ridotti, i processi autorizzativi e di collaborazione sono gestiti con grande efficacia e altrettanto efficace è oggi la gestione del ciclo di vita dei dati. Senza contare che è ormai effettiva, in Automotive, la certificazione delle versioni dei documenti, la standardizzazione della gestione documentale, nell’ambito dello sviluppo applicativo, e la trasversalità della consultazione rispetto ai differenti processi. Insomma: la dematerializzazione dei processi amministrativi è ormai realtà.”

Per i Clienti tutto questo significa: un interlocutore unico (semplificazione dei rapporti commerciali, operativi ed amministrativi), standard qualitativi di servizio condivisi, per ogni attività, aggiornamento continuo di flussi e procedure operative, evoluzione professionale delle risorse interne e, in definitiva, la possibilità di dedicare maggiore attenzione al proprio core business.

Analogamente, per i Partner, il “Sistema Automotive” significa procedure certe, rapide e continuamente aggiornate, acquisizione di un know how aziendale, qualificazione professionale e massimo utilizzo delle risorse interne.

Vantaggi della soluzione

  • Gestione della multicanalità: documenti cartacei, fax ed altri formati elettronici
  • Riduzione dei costi e del ciclo di approvazione delle pratiche
  • Completa integrazione con i sistemi legacy
  • Basso impatto sull’operatività degli utenti coinvolti
04 marzo 2011
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