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Mercato: Enti locali

Comune di Pisa

Il Comune di Pisa aveva l'esigenza di migliorare il servizio di refezione scolastica sia dal punto di vista gestionale (interno all'ente) che dal punto di vista dei beneficiari e delle loro famiglie

Il Comune di Pisa, istituzione dell'antica Repubblica Marinara nonché della città famosa nel mondo per la sua torre pendente, conta quasi 90.000 abitanti.

Bisogni del cliente

 Il Comune di Pisa aveva l'esigenza di migliorare il servizio di refezione scolastica sia dal punto di vista gestionale (interno all'ente) che dal punto di vista dei beneficiari e delle loro famiglie, dovendo ogni giorno gestire e assicurare 3.300 pasti agli alunni, dagli asili nido alle scuole medie. Per questo motivo, tra la fine del 2005 e l'inizio del 2006 il Comune ha indetto un bando di gara per la fornitura di una soluzione informatica per l'automazione e gestione delle Graduatorie, iscrizioni scolastiche e trasporto alunni, con particolare riferimento alla refezione scolastica.

Progetto realizzato

PA Digitale si è aggiudicata la gara rispondendo con una soluzione web nativa, flessibile ed affidabile, in grado quindi di soddisfare pienamente i requisiti espressi nel capitolato tecnico. Nel progetto è stata dedicata particolare attenzione alla gestione del servizio di ristorazione scolastica: il software permette infatti l'inserimento, oltre che dei dati anagrafici degli utenti, anche di informazioni aggiuntive, come quelle relative ad esigenze alimentari particolari e diete per i soggetti che debbano osservare un regime alimentare specifico (per ragioni di salute, etiche, culturali ecc.). E' inoltre stata prevista una serie di funzioni utili per la comunicazione in tempo reale delle prenotazioni dei pasti alle aziende di ristorazione: queste ultime, ad esempio, ricevono un elenco dettagliato dei pasti da preparare secondo lo schema utente/dieta/circolo/scuola/classe/turno. La soluzione per la gestione delle rilevazioni è stata realizzata considerando le esigenze del singolo utilizzatore del servizio mensa. E' infatti possibile definire, oltre al calendario settimanale riepilogativo di erogazione del servizio, anche quello di presenza personale dell’utente. Questa funzionalità si concretizza in un vantaggio reale nella registrazione delle assenze/presenze laddove si presentino con ciclicità le assenze di alcuni alunni, come nel caso delle scuole medie, nelle cui classi succede con frequenza che gli allievi usufruiscano del servizio mensa soltanto in alcuni giorni della settimana. Un ulteriore valore aggiunto risiede nell'automazione della prenotazione dei pasti, già avviata in tre scuole del Comune di Pisa: utilizzando appositi terminali POS è possibile rilevare le assenze degli utenti direttamente presso i plessi scolastici. I POS comunicano automaticamente le assenze rilevate al software di gestione mense, che, per mezzo della tecnologia web, rende visibile all’azienda di ristorazione ogni mattina, all'ora concordata con il Comune, il conteggio esatto dei pasti rilevato in base all’effettiva presenza degli utenti.

Quanto realizzato permette quindi di ottenere:

  • un ordine dei pasti commisurato alle effettive presenze degli utenti;
  • l’eliminazione di sprechi dovuti a comunicazioni errate degli ordini;
  • il controllo puntuale dei movimenti contabili relativi agli addebiti che l’azienda di ristorazione fatturerà al Comune;
  • la situazione contabile dell’utente corretta e aggiornata in rapporto all’effettivo consumo dei pasti.

L’integrazione dell’applicativo con il portale del Comune consente infine al cittadino di iscriversi ai servizi comunali semplicemente via internet, evitandogli inutili code agli sportelli di competenza.

Perché PA Digitale?

Risponde Antonio Malvaldi, responsabile della progettazione del sistema informatico del Comune di Pisa: “Ciò di cui avevamo bisogno era una soluzione che, in caso di variazioni delle tariffe o delle modalità di erogazione dei pasti, non costringesse a inoltrare richieste di modifica del programma alla società fornitrice, con conseguente impegno di tempo e denaro. Da questo punto di vista, la proposta PA Digitale risponde a quanto richiesto”. Malvaldi continua: “A distanza di pochi mesi dall’avvio del progetto sono già molto positivi i benefici: grazie a PA Digitale la prenotazione pasti avviene in tempi più rapidi e precisi evitando ad esempio di ricorrere al numero di pasti prenotati il giorno prima. Si evita così la dispersione delle risorse e il servizio è più accurato, anche se un limite di tolleranza rimane sempre. Nella scelta a favore di PA Digitale hanno contribuito la funzionalità, l’organizzazione dell’azienda, il servizio di assistenza, il costo dell’acquisizione e della durata annua del progetto. Finora siamo pienamente soddisfatti della sperimentazione e a fine anno valuteremo l’inserimento di POS per automatizzare le prenotazione dei pasti anche in altre scuole”.

12 luglio 2010
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