I casi di successo delle aziende italiane
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Enel, il processo di gestione e conservazione di libri, registri e documenti

Vista la notevole quantità di documentazione prodotta e circolante in Enel, la gestione interna della documentazione, basata su tradizionali supporti cartacei e non centralizzata, rappresentava un problema in termini di crescita esponenziale degli archivi, con scarsa ottimizzazione degli spazi e necessità di semplificazione della consultazione dei documenti.

In particolare,

ENEL ha sentito l'esigenza di: •minimizzare i documenti da conservare su carta; •facilitare le operazioni di catalogazione, archiviazione e ricerca dell'informazione;

  • ottimizzare la gestione dei rapporti intercompany attraverso la fatturazione elettronica ed estenderne i vantaggi con sviluppi esterni futuri; •ridisegnare i processi in un'ottica 'paperless';
  • definire un processo 'controllato' di conservazione sostitutiva. La soluzione Enel ha scelto di affidare a Comdata la gestione dell'intero processo di conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo passivo, dei libri e registri contabili ed il processo di fatturazione intercompany, delegandole anche il ruolo di Responsabile della Conservazione.

Comdata ha sviluppato una soluzione completa che ha permesso di implementare un significativo progetto di reingegnerizzazione dei processi amministrativi. In particolare, la piattaforma tecnologica realizzata consente di dematerializzare l'intero ciclo dell'ordine attraverso un'unica 'stazione di partenza' del processo di conservazione, integrandosi con i sistemi gestionali interni all'azienda e monitorando puntualmente le varie fasi del processo elettronico attraverso cruscotti di controllo.

16 luglio 2009
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