I casi di successo delle aziende italiane
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Alpitour

Il cliente

Alpitour è il leader italiano del settore turismo. Nasce nel 1947 ed ha un ‘boom’ negli anni ’60 grazie alla nuova formula del viaggio organizzato. Da lì la sua offerta continua ad evolversi e a diversificarsi fino a coprire l’intera filiera turistica grazie ad una compagnia aerea, ad una società di distribuzione di 2.500 agenzie di viaggio, ad alberghi, a società di incoming e a piattaforme web per gestire tutta la prenotazione da internet. Infatti, l’evoluzione dell’offerta di Alpitour ha sempre accompagnato l’evoluzione del mercato dei viaggi e delle modalità con cui i clienti acquistano.
Alpitour ha, inoltre, una presenza internazionale diretta in tutto il mondo per garantire agli oltre due milioni e mezzo di clienti le migliori esperienze di viaggio. Il quartier generale dell’azienda è a Torino e, nei momenti di massima stagionalità, il Gruppo conta fino a 3.500 persone.

Incontriamo Agostino Alizzi, Responsabile Sviluppo Applicativo Area Amministrazione, Finanza e Controllo di Gestione Tour Operating, per parlare dell’adozione da parte di Alpitour del sistema di riconoscimento elettronico per l’acquisizione automatica dei documenti in arrivo in formato PDF.

Il progetto

Da quale esigenza è nata la scelta di dotarvi di un software per il riconoscimento automatico delle fatture in arrivo?

“Noi gestiamo il ciclo passivo internamente”, commenta Alizzi. “Il team che se ne occupa è costituito da 23 persone che centralizzano a Torino tutta l’attività. Riceviamo un numero molto elevato di fatture da un numero consistente di fornitori. Ed, in più, abbiamo picchi stagionali, soprattutto tra agosto e settembre. Prima di dotarci del sistema di EDR (electronic data recognition) di Formula/Topkey, i dati delle fatture venivano inseriti a mano nel gestionale. L’attività comportava contemporaneamente una verifica delle informazione e la loro normalizzazione. La mole di lavoro era notevole, poiché i dettagli di viaggio contenuti nelle fatture sono svariati e riguardano i transfer, l’hotel, eventuali escursioni ed eventuali servizi prenotati in loco. Ma soprattutto perché i nostri fornitori sono dislocati in tutto il mondo e ci inviavano fatture con le strutture più disparate. Per esempio uno dei nostri maggiori fornitori ci inviava un file contenente anche 2.000 fatture in PDF. Per gestire manualmente tutti questi dati occorrevano due settimane.

Sicuramente, uno dei temi centrali che ci hanno motivato a scegliere un sistema di EDR è stato il fatto di dover inserire nel gestionale informazioni ripetitive, oltre al tema della velocità di inserimento delle informazioni. Abbiamo affrontato, inoltre, una crescita del numero delle fatture, da gestire con la struttura di persone esistente. Quindi, si è reso necessario ottimizzare la gestione operativa dell’attività automatizzandola per controllare tempi e costi pur mantenendo l’efficienza delle attività di verifica effettuata sulle fatture”.

La soluzione

Come è avvenuta la scelta di Topkey Document Management?
“Abbiamo valutato il modulo Riconoscimento della suite di Gestione Documentale proposta da Formula/Topkey e fatto dei test, intervenendo anche sulle nostre procedure di verifica. Contemporaneamente, con i nostri fornitori e corrispondenti locali presso le aree turistiche, abbiamo iniziato un lavoro propedeutico alla sistemazione dei dati nelle fatture secondo una struttura conveniente all’obiettivo di automatizzazione che ci siamo dati.

L’attività di normalizzazione e di intervento sulla procedura extra contabile di comunicazione dei dati ha permesso di essere pronti a gestire circa il 60% dei fornitori con l’EDR. Il lavoro per definire con i fornitori uno standard è stato veramente importante. Per motivi legati alla loro eterogeneità e provenienza non possiamo, però, pensare di arrivare al 100% di gestione automatizzata”.

Come funziona adesso l’attività?
“Le fatture in formato PDF arrivano via email. Abbiamo definito i parametri del software (regole e campi) in modo che estragga gli allegati, acquisisca i dati e, con essi, popoli l’ERP”.

I vantaggi

Che miglioramento avete ottenuto?
“La struttura di 23 persone, che 5 anni fa gestiva circa 50.000 fatture passive all’anno, oggi ne gestisce 100.000. A parità di persone, gestiamo il doppio delle fatture passive con la stessa affidabilità. Le anomalie sono solo il 2-3%. Abbiamo impostato delle tolleranze e degli status che ci permettono velocemente di capire se l’acquisizione automatica è andata a buon fine. Se lo status è verde, la fattura passa direttamente in contabilità. Se è giallo significa che la fattura è stata acquisita automaticamente ma che ci sono delle imprecisioni e l’EDR non può interpretare correttamente tutti i dati. Se è rosso significa che il documento può essere errato o doppio e si procede alla verifica”.

Che altri obiettivi avete a breve termine?
“Adesso abbiamo una ventina di fornitori gestiti con l’EDR. Tra due o tre mesi ne gestiremo con la stessa modalità circa 400. Un aumento così significativo si deve al fatto che stiamo modificando la nostra relazione con i corrispondenti in Grecia: avremo meno intermediari e molti più fornitori diretti. Quindi, la procedura di acquisizione automatica avrà un impatto fondamentale. Inoltre, stiamo cercando di capire in che modo, con il supporto di Formula/Topkey, gestire più agevolmente quei fornitori le cui fatture non sono strutturate correttamente per l’acquisizione automatica”.

Avete altre soluzioni di gestione documentale in azienda?
“Sì, ci avvaliamo di una soluzione di archiviazione sostitutiva con un nostro storico fornitore. L’EDR proposto da Formula/Topkey convive senza problemi con l’altra soluzione”, conclude Alizzi.

 

18 giugno 2012
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