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e-prot, il Sistema di protocollo e gestione documentale di AlmavivA per la dematerializzazione degli archivi cartacei

e-prot, il Sistema di protocollo e gestione documentale realizzato da AlmavivA, è la soluzione di riferimento usato dalla Pubblica Amministrazione per il Protocollo informatico.

La normativa del 2000 (Dpr. 445/2000) “Sistema di gestione informatica dei documenti” ha, infatti, reso obbligatoria per la PA la registrazione di tutti i flussi documentali. Con l’approvazione del nuovo Codice di Amministrazione Digitale che segna il passaggio definitivo da un PA fatta di timbri e carte ad una PA Digitale e sburocratizzata, sistemi con le caratteristiche di e-prot diventano assolutamente indispensabili e centrali nella gestione di ogni pubblica amministrazione.

E-prot è nato quindi per questa esigenza, coniugando l’altra, molto sentita, di introdurre presso la Pubblica Amministrazione prodotti open source, nell’ottica di abbattere i costi relativi ai prodotti e investire maggiormente sull’assistenza e la formazione.

Uno degli obiettivi di e-prot è la dematerializzazione degli archivi cartacei della PA e delle grandi organizzazioni con la creazione di repository elettronici che, conservando la stessa gerarchia dei vecchi faldoni/fascicoli, permettono ricerche semplici e veloci in massima sicurezza.

Nato come prodotto di protocollo, negli anni è evoluto diventando un vero ECM che, da un lato consente di archiviare e condividere contenuti elettronici, dall’altro di seguire i flussi che i contenuti stessi percorrono.

Nella sua evoluzione ha implementato le sue caratteristiche, quali ad esempio la protocollazione di documenti ricevuti su caselle di posta elettronica certificata (PEC), con l’utilizzo di regole automatiche di smistamento dei documenti gestite direttamente dall’utente, o la dematerializzazione di archivi cartacei, mediante l’uso di codici a barre, per l’archiviazione dei documenti direttamente all’interno di fascicoli elettronici.

e-prot è una soluzione modulare e scalabile tale da rispondere pienamente ad esigenze sia di realtà medio/piccole che di grandi aziende, ed è compatibilecon tutti i sistemi operativi - open source, Windows, Unix, Mac – nel pieno rispetto delle scelte tecnologiche effettuate dai clienti, senza impatti invasivi e costosi. 

Ad oggi sono 13 le amministrazioni che utilizzano e-prot per un totale di oltre 500 Aree Organizzative Omogenee e più di 120.000 utenti.

Tra le più importanti vi sono il Ministero dell’Interno, Le Prefetture, il Ministero delle Politiche Agricole e Forestali, Enti Previdenziali, ASL ecc.

e-prot per gli strumenti mobile

Nell’ ottica di una semplificazione della portabilità dei contenuti e della facilità d’uso del prodotto, e-prot consente di accedere, a tutta la documentazione del sistema, anche attraverso i più moderni strumenti mobile come iPhone, IPad e BlackBerry .

Su questo fronte Almaviva sta lavorando per ottimizzare ulteriormente l’interfaccia e garantire così una migliore fruibilità dell’intero sistema di contenuti.

E’ in corso di realizzazione anche la versione compatibile con gli eBook che consentirà di rendere la lettura dei documenti elettronici sempre più simile alla lettura di un libro cartaceo.

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